用Excel宏命令快速处理学生成绩

桂馥兰香

用Excel宏命令快速处理学生成绩
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在教学管理工作中，学生成绩的处理是一项枯燥烦琐的工作。Excel 2000提供了一个宏命令，利用它可以大大地缩短工作时间，提高工作效率。
　　准备工作
　　在完成某年级所有班的成绩录入之后，首先打开班级人数最多的那个成绩文件（例如，该班学生人数为70名）。成绩表中A列为学号（A1内容为“学号”，后同）、B列为姓名、C列为语文、D列为数学、E列为政治、F列为总分、G列为名次。
　　录制宏命令
　　单击菜单“工具→宏→录制新宏”，出现“录制新宏”的对话框，输入宏名，如“高一”，选择“保存在”项目中的“个人宏工作簿”，单击?确定?按钮，开始录制宏命令。
　　1． 计算总分并按“总分”排序
　　选中单元格C2至E2，单击工具栏上汇总命令“∑”，得出第一个学生的总分。选中F2单元格，拖动填充柄至F71。选中F列中任一有内容的单元格，打开菜单“数据→排序”的对话框，以“总分”为主要关键字递减，以学号为次要关键字递增，单击?确定?按钮。
　　2． 排名次
　　排名次一般来说有两种情况，一是从小到大的顺序排序：在G2单元格中输入“1”，G3单元格中输入“2”，选中单元格G2和G3，双击填充柄或拖动填充柄至G71；另一个是要求同分同名次：在G2单元格中输入“＝RANK?F2?F?F?”，然后选中单元格G2，双击填充柄或拖动填充柄至G71单元格。如果按第二种情况，还要进行以下操作：选中G列，复制，利用“选择性粘贴”中的“数值”把G列内容复制到G列（或复制到H列后再删除G列，H列自动变为G列）。
　　3． 计算全班各科平均分
　　在C72单元格输入“＝AVERAGE?C2?C71?”，求出“语文”的平均分。选中C72，拖动填充柄至E72，就求出了所有科目的平均分。求总分平均分时要在F72单元格中输入公式“＝SUM?F2?F71?/?COUNTA?B2?B71??”。其中“COUNTA?B2?B71?”是用来计算该班人数，不要使用如“COUNTA?C2?C71?”，以防出错。
　　4． 计算前N名学生的各科平均分
　　比如计算前30名学生的各科平均分。在C73单元格中输入“＝AVERAGE?C2?C31? ”，求出“语文”前30名的平均分，选中C73单元格，拖动填充柄至F73，就计算出了该班前30名的各科平均分及总分的平均分。



　　5． 计算达优率、及格率
　　按前两科的达优分数段为120计算，政治的达优分数段为80计算，在C74单元格中输入“＝COUNTIF?C2?C71?″＞＝120″?/?COUNTA?＄B2?＄B71???100”，在D74单元格中输入“＝COUNTIF?D2?D71?″＞＝120″?/?COUNTA?＄B2?＄B71???100”，在E74单元格中输入“＝COUNTIF?E2?E71?″＞＝80″?/?COUNTA?＄B2?＄B71???100”，就会得出各科达到优秀分数段的百分比；同样，计算及格率时在C75单元格中输入“＝COUNTIF?C2?C71?″＞＝90″?/?COUNTA?＄B2?＄B71???100”，在D75单元格中输入“＝COUNTIF?D2?D71?″＞＝90″?/?COUNTA?＄B2?＄B71???100”，在E75单元格中输入“＝COUNTIF?E2?E71?″＞＝60″?/?COUNTA?＄B2?＄B71???100”，就可以算出各科达到及格分数段的百分比。
　　6． 计算各分数段的人数
　　一般按10分一个分数段。以计算语文分数段为例，在C75单元格中输入“＝COUNTIF?＄C2?＄C71?″＞＝140″?”，D75中输入“＝COUNTIF?＄C2?＄C71?″＞＝130″?”，……H75单元格中输入“＝COUNTIF?＄C2?＄C71?″＞＝90″?”，I75单元格中输入“＝COUNTIF?＄C2?＄C71?″＜90″?”，就可以求出各分数段的人数。求其他科目时，只需把公式中“C”换成对应的列号即可，如计算政治“＞＝90”的人数，在H77单元格中输入“＝COUNTIF?＄E2?＄E71?″＞＝90″?”。
　　7． 结束录制
　　单击“停止录制”按钮，宏的录制过程结束。
　　利用所创建的宏命令
　　打开第二个班的成绩文件后，选中C72单元格使其成为活动单元格，选择菜单“工具→宏→宏”，出现“宏”对话框，在“宏名”列表框中选择刚建立的宏文件名“高一”，单击?执行?按钮，宏命令就会运行。运行完毕后，第二个班的成绩就计算完了。同样，其他各班的成绩都可以这样来处理。
　　数据的归类
　　把各班平均分和各科分数段分别应用“选择性粘贴”中的“数值”复制到对应的工作表或工作簿中，就得到了完整的各班平均分（或者各班前N名的平均分）和各分数段人数的统计表。
　　在录制“宏命令”的过程中要注意，录制的都是所有成绩文件具有共性的内容。如果是某个文件所特有的，如按“高一·1班成绩”为名来保存文件，就不能出现在录制宏的过程中，否则就会出现错误。录制好宏命令后，在以后的考试成绩处理中，就可以直接用来处理这个年级的成绩文件了。这个宏命令也可以用来处理其他年级的成绩文件，如果科目数量不同或要求不同，按照这一方法再建立一个新的宏命令就可以了。虽然建立宏命令的过程有些麻烦，但是如果能够很好利用的话，会起到事半功倍的效果。
　　注：本文中有些公式用到“＄”，在复制公式时引用范围不会发生变化。如计算达优率时在C74单元格中输入公式后，复制公式至E74，然后再依次修改对应的内容即可。如采用复制公式的方法，在D74中只需把“″＞＝120″”改为“″＞＝80″”即可。