教导主任巧用WORD和EXCEL模板减轻工作负担（图文并茂）

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教导主任巧用WORD和EXCEL模板减轻工作负担
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2012-7-29 11:19 上传

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教导处工作在日常的教育教学管理中，经常有大量的表册等资料的编制、收集整理工作，这些工作往往是年复一年的重复劳动。如课表编排、打印、教师工作量计算，在校生录入和年初报表，期末考试、成绩统计和上交区教委统计、教师业绩考核等。而在处理此类工作时，使用专门的软件不仅需要电脑技术较高的专业人员外，有些软件也不利于结合本校的实际或本地相关工作的具体要求。为此在平时教务工作中，我结合教导处工作的特点，利用WORD和EXCEL提供的基本功能，处理了一些工作，提高了效率，减轻了工作负担。主要包括：软件编排的课程表自动转化为本校特色课程表，根据课程安排计算教师工作量，在校生花名册生成年初综合报表中的大部份数据，教师常规工作手册，各类质量监测中准考证、座签及成绩通知单快速制作，期末成绩的统计、分析、优胜学生名单、根据成绩对教师教学业绩的考核等自动或半自动化。在此提出来与同行们交流，促进共同进步。
1. 软件编排的课程表转化为个性化课程表，根据课程安排计算教师工作量。
通常情况下，利用各种排课软件导出的课表都不太美观（图❶），距离我们的要求还有一定程度的差距（图❷）。

❶

❷
如果我们想把图❶中的课程复制到图❷中的课程表中，由于格式不同，中间又有间隔，每张课表就得复制粘贴4次，这种劳动相信大部分教师不愿意干。我们只需将原始全部课表一次粘贴放进下图模板中，就自动转换成想要的课程表（图❸）。
主要函数：INDEX（）
            
❸
根据课程表进行教师工作量计算的原理同课程表转换，效果如图❹。（涉及教师信息，看不清楚，请理解。）

❹主要函数：SUMPRODUCT（）
2. 在校生花名册生成年初综合报表中的数据。
在校生名册按要求进行录入（图❺）即可得出类似小基2和小基3-1的年初报表数据。生成的统计表均可分为中心校和各村小的数据，同时包含全校的总计。异动生名册可通过筛选后复制完成。

❺基础数据表。这里给大家介绍一个函数，我们在录入学生名册时，有些学生姓名只有两个字，这样整个表格看起来就不太美观，如果每次输入一个空格又太麻烦，我们可以在表格后添加辅助列，用=IF(LEN(E4)=2,MID(E4,1,1)&"  "&MID(E4,2,1),E4) (其中E4指有学生名字的单元格)自动将二字姓名转为和三字姓名对齐的效果，然后使用选择性粘贴到原姓名列就可以了。
                  
根据学生名册可自动生成的表有：

❶
主要函数：SUMPRODUCT（）进行多条件计数

❷
      
   

……
❸

❹ 此表也可统计到各村小。
3. 教师常规工作手册，各类质量监测中准考证、座签及成绩通知单快速制作，主要采用邮件合并，网上相应教程很多，这里只作简单介绍。
监测之前，上级均要求我们上报学生信息，其中含有学生监测号，姓名和监测室等内容，所以我们不必再做另外的数据源。只需在Word里按自己喜欢做好座签格式样板，利用邮件合并，熟练的话几分钟就能制好整个年级学生的座签，学生越多，优势越明显。
     
❶                                               ❷
最终效果（部分）

❸
4．期末成绩的统计、分析、优胜学生名单、根据成绩对教师教学业绩的考核等自动或半自动化。
此工作是在完成了各学生成绩录入的基础上进行的（可分班录入），能对年级学生的成绩分学科进行分析、统计。自动得出符合要求的（如前6名）学生名单。同时按区教科所要求进行统计表上报。学校对教师的业绩考核以成绩为标准的部分只需输入简单的数据便能得出结果，详见图例。

❶统计示例1，各班录入学生成绩：
  

……
❷学校分班和总计的统计表1（语数）
主要函数：COUNTIF（），SUMPRODUCT（），{SUM（）}数组公式等。

❸统计表2（综合学科）

❹生成的成绩优胜者名单（此例取前6名）：

这里用数据透视表实现。


❺区里下发了两种格式的上交统计表，所以分别作了模板，根据需要选择上报。

统计表1
统计表中年级部分确定后（以五年级为例，如上图），本表五年级部分对应栏目有数据，其余年级为空白。


❻第二种格式统计表。同样，当基础数据中是五年级时，相应表格有统计数据，其余栏目为空白。

上两个表较简单，主要是引用前单元几个表中的部分单元格数据，另外用了MAX和MIN函数。
❼教学业绩考核评价：各校考核细则不同，这里以我校为例。事先按考核细则规定作好考核表，考核时只需输入两栏，就能得到考核结果。

评价就更简单了，除了单元格引用，主要用AVERAGE求平均数而已。只是有些地方要用IF条件函数来对显示错误的表格进行隐藏。
本人初学者，（此处省略N万字），作此文章初衷只为提供一点思路，具体函数的使用未作详细说明，如有兴趣可单独联系。希望与教育系统有相同愿望的兄弟姊妹们进行探讨交流，力求达抛砖引玉之效，为减少颈椎病、近似眼……的发病率，共同提高工作效率而努力。希望计算机大虾中嗤之以鼻者绕道而行，如不吝赐教将不甚感激！

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