用好Office Word模板文件 提高操作效率

桂馥兰香

巧妙地利用Office模板可以大大方便我们的操作。Word中更是添加了众多好用的模板文件，但是你知道它们到底怎样用吗?如何才能够让它们用得更好?

　　Word模板的分类及分布

　　Word中的模板分为两类:一是系统向导和模板，第二类为用户自定义模板。而Word的系统向导和模板默认安装在C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052文件夹中，其扩展名是WIZ(向导)和DOT(模板)。 　　

　　而用户自定义模板存放的位置会由于windows版本的不同而不一样：对于Windows 2000/NT/XP用户，自定义模板会放到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下；如果使用Windows 9x/Me，模板会被放置到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下。

　　使用现有模板

　　Office XP本身准备了很多精美模板，只要选择“文件”→“新建”，在Word窗口右侧会出现“新建文件”窗口任务格，单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口。在这里所有模板已经分门别类放置好了，有常用、Web 页、报告、备忘录、出版物、其他文件、信函和传真、英文向导模板等几类向导或模板，而且可以单击相应标签打开，其中会有相应模板文件名及模板描述信息，并可预览。选中你需要的模板，然后单击“确定”按钮即可打开已经套用该模板的新文件。有的模板可能还会打开向导窗口要求你进行一些参数的设置与设置。

　　安装外部模板

　　模板以文件的形式存放的。因此，如果从网上或光盘上找到一些Word模板，只要把它们拷贝到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下(Windows 2000/XP用户)或C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下即可(Windows 9x/Me用户)。

　　删除不必要的模板

　　如果不需要太多模板，或觉得安装了太多模板，可打开“资源管理器”，进入用户自定义模板文件夹，再把相应的模板文件删除掉即可。

　　把别人的文档用作模板

　　如果看到某一篇文件比较漂亮，且能用Word打开它，那么可选择“文件”→“另存为”，然后再在“另存为”对话框中的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，再输入一个文件名，并把它保存到默认的模板文件夹下。以后只要选择“文件”→“新建”，就可以在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己定制的模板了。通过此法，就可以快速把DOC文件转换为Word的模板。

　　快速转换模板

　　如果你手头上有DOC文件，那只要把它们拷贝到用户自定义模板文件夹中，再选择“文件”→“新建”，就可以在“常规”模板标签中我们的文件，双击后即可使用。通过此法，无需通过“另存法”来转换。其实也可以直接把这些文件的扩展名改为DOT，再拷贝到自定义模板文件夹中。

　　修改、改造已有模板

　　Office XP本身带有大量各式各样的文件模板，但有些在使用时可能并不尽如人意。这时，可以自己来修改已有的文件模板，使它更符合你的要求。选择“文件”→“新建”，再单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口，从中选择一个类别，如“信函和传真”，然后选择“典雅型信函”，再依次在相应位置填入“公司名称”、“职务”、“姓名”等信息，最后单击“文件”→“另存为”，在“另存为”对话框的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，并默认保存在模板文件夹下。以后使用时，只要选择“文件”→“新建”，就能在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己修改后的模板了。

　　小提示

　　现在网上有很多英文的Word模板文件，大家可以把其中的英文信息改为中文的，再保存成模板，这样就可以更好地为我们所用。