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晋升办公高手 用好Word的自定义
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作者:
admin
时间:
2009-9-14 08:38
标题:
晋升办公高手 用好Word的自定义
晋升办公高手 用好Word的自定义
【内容摘要】每个人应用word的任务不同,那么对word的要求也就不一样。虽然word的菜单、工具栏可以满足我们大部分的需要,不过,还是有很多功能是不能用最简单的方法实现的。幸好,word中可以通过自定义的方法实现某些功能,可以说,用好word中的“自定义”,就能使我们的word应用环境成为最适合自己的。一、自定义工具栏word中默认的工具栏,完成通常的任务没什么问题。但是,有些我们常……
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每个人应用word的任务不同,那么对word的要求也就不一样。虽然word的菜单、工具栏可以满足我们大部分的需要,不过,还是有很多功能是不能用最简单的方法实现的。幸好,word中可以通过自定义的方法实现某些功能,可以说,用好word中的“自定义”,就能使我们的word应用环境成为最适合自己的。
一、自定义工具栏
word中默认的工具栏,完成通常的任务没什么问题。但是,有些我们常用的任务却并不在工具栏上,比如公式编辑器。所以,有必要向工具栏中自行添加需要的按钮。
方法:点击菜单命令“工具→自定义”,打开“自定义”对话框。点击其中的“命令”选项卡,然后在“类别”列表中选择“插入”,并在其右侧的列表中选定“公式编辑器”命令,并将其拖到工具栏的任一位置,如图1所示。松开鼠标,该按钮就乖乖地呆在那里了。其他的按钮可以依照此操作进行。
图1
如果要清除工具栏中某些不用的按钮,只需在打开“自定义”对话框的情况下,按住“alt”键,然后将按钮拖出工具栏,待鼠标指针右下方出现一个关闭符号时,松开鼠标就可以了。
二、自定义菜单
菜单不够用?比如工作中常用邮件合并的功能,那就干脆建一个邮件合并的菜单,将主要步骤放到菜单中。
方法:仍然先打开“自定义”对话框,并选中“命令”选项卡。在左侧的“类别”列表中选择“新菜单”,然后将右侧列表中的“新菜单”拖到菜单栏中的空白位置,松开鼠标,新的菜单项目就有了。
现在选中“新菜单”,点击对话框中“更改所选内容”按钮,在弹出的快捷菜单中选择“命名”命令,并在其右侧的输入框中输入菜单名“邮件合并”,如图2所示。现在菜单就已经成为“邮件合并”菜单了,但其下方却没有任何菜单内容,还得我们为它添加。
图2
在“类别”列表中找到“邮件合并”,然后将其右侧的命令逐个拖到新定义菜单的下方空白位置处。方法与将命令添加到工具栏中是一样的。添加完成后,关闭对话框。那么,这个“邮件合并”菜单就能用了。
当然,如果不再需要此菜单,我们还可以在打开“自定义”对话框的情况下,按住“alt”键,然后将菜单拖出菜单栏。其方法与将按钮从工具栏中删除是一样的。
三、自定义自动更正选项
word中的自动更正选项是很好用的一个功能。但“革命尚未成功,同志仍需努力”。有些内容,是咱们自己才能用的,微软</a></a>不可能为咱们添加的。还得自己动手diy。
比如我需要在键入“wfkj”以后,就自动将其更正为“山东省寿光市学院路166号潍坊科技职业学院 邮编:262700”。那么应该先点击菜单命令“工具→自动更正选项”,在打开的“自动更正”对话框中,点击“自动更正”选项卡,然后,在“替换”下方的输入框中输入“wfkj”,在右侧“替换为”下方的输入框中输入需要替换的内容“山东省寿光市学院路166号潍坊科技职业学院 邮编:262700”,再点击“添加”按钮,如图3所示。确定。
图3
以后,只要在文档中输入“wfkj”,回车或按空格键或继续输入其他内容时,就可以自动将其更正为所需内容,很是方便。
将那些经常使用或者很难输入的语句、符号等都使用这种方法进行“自动更正”,那么,我们再处理文档的时候就会轻松多了。这也可以算是一个一劳永逸的办法。
四、自定义符号栏
经常要在文档中输入符号吧?每次都要点击菜单命令“插入→符号”,然后在一大堆符号中查找需要的符号吗?其实用不着那么麻烦的。我们可以利用上面的“自动更正”方法来输入符号。如果觉得记忆代码也挺罗索的话,那就用下面的方法。
首先点击菜单命令“插入→特殊符号”,打开“自定义符号栏”对话框。点击其中的“显示符号栏”按钮,在窗口下方显示出符号栏当前状态。然后用鼠标左键单击对话框中六类特殊符号中的任一符号将其选中,再单击下方工具栏上希望变更的按钮符号,完成符号的替换,如图4所示。我们可以将符号栏中不适合自己的符号全部替换掉。
图4
最后,再单击菜单命令“视图→工具栏→符号栏”,将自定义完成的符号栏显示在当前窗口就可以自如使用了。
五、自定义样式
使用word中的样式可以提高工作效率,这是毫无疑问的。如果将经常使用的某些格式定义为样式,然后在工作中使用这些自定义样式,那么工作效率会更高,这也是毫无疑问的。
自定义样式可以分成两类,一类是字符样式,一类是段落样式。咱们分别来说。先说这字符样式。
点击菜单命令“格式→样式和格式”,打开“样式和格式”任务窗格。点击其中的“新样式”按钮,打开“新建样式”对话框。在“名称”输入框中输入新建样式的名字,然后在“样式类型”列表中选择“字符”选项。在“基准样式”列表框中选择一种比较相近的样式作为基准,然后点击下方的“格式”按钮,设置好该字符样式的各种格式。对了,别忘了选中“添加到模板”单选项,如图5所示。确定后,即可以了。
图5
自定义一个段落样式与自定义字符样式基本方法是一样的。只是还应该在“后续段落样式”列表框中为后续段落指定样式。
我们也可以利用已经排好版的文本创建段落样式。先选中已经设置了格式并排好版的文本,然后点击“新样式”按钮,在“新建样式”对话框的“名称”输入框中输入样式名称,选中“添加到模板”单选项后,确定就行了。可以看到刚创建的样式已经添加到“格式”列表中。
以上操作在word 2003中通过。
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