Excel：自动录入学生的基本情况信息表

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Excel：自动录入学生的基本情况信息表
【内容摘要】用excel完成工作，把数据录入到工作表中是最基础的步骤。也许大家在想：这有什么好学的，只要会打字不就行了吗？实际情况可不是想像中这么简单，不同的工作需要不同的数据格式，excel工作表中有各种数据类型，我们必须理解工作表中不同数据类型的含义，分清它们之间的区别，才能为圆满地完成任务打下坚实的基矗同时学会各类数据的输入、使用和修改是必备的基本能力。今天介绍……
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　　用excel完成工作，把数据录入到工作表中是最基础的步骤。也许大家在想：这有什么好学的，只要会打字不就行了吗？
　　实际情况可不是想像中这么简单，不同的工作需要不同的数据格式，excel工作表中有各种数据类型，我们必须理解工作表中不同数据类型的含义，分清它们之间的区别，才能为圆满地完成任务打下坚实的基础。同时学会各类数据的输入、使用和修改是必备的基本能力。
　　今天介绍的这个实例对教师朋友来说比较实用，为了方便对学生的管理，我们经常需要制作如图1所示的学生基本信息表。
图1
　　在这个实例中，我们将主要学习“学号”列数据的输入和“性别”列数据的输入。
　　操作方法与步骤
　　1. 先提出一个问题：在本例中的“学号”列 “59911024101”等数据，是属于数值类型还是属于文本类型的？
　　2. 如果大家和上一个实例中处理过的手机号码比较一下不难得出答案：虽然它们的外观都是由数字组成，但实质却为描述性的文本，所以当然是文本类型的。
　　3. 笔者为什么反复强调这一点呢？读者朋友不妨试验一下，在一个单元格中输入学号“59911024101”，然后故意把该单元格的宽度调整得小些，我们可以看到问题出来了，由于excel默认把组数字作为数值处理，所以当单元格宽度不够时就显示为该数字的科学计数法格式(图2)。显然，这并不是我们希望看到的。
图2
　　4. 上一个实例中我们学习了通过在数字前加一个“’”符号，通知excel把数字作为为文本处理。这里我们学习一下在输入之前通过“单元格格式”对话框通知excel把输入的数字作为文本处理的方法。
　　5. 先选中要输入学号的单元格，比如a4:a50，选择菜单“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“文本”，单击“确定”即可(图3)。
图3

　　6. 返回excel编辑窗口后，在a4中输入学号“59911024101”，excel便会把它作为文本处理，单元格左上方出现绿色小三角，数字默认为左对齐。
　　说明：文本类型的数据，excel默认为左对齐；数值类型的数据，excel默认为右对齐，所以我们可以根据默认的对齐方式，就能看出excel把它作为何种类型处理。
　　7. 接下来我们学习“性别”数据的输入方法。也许读者朋友会说，不就是输入“男”或“女”吗？有专门学习的必要吗？实际上，对于那些单元格的内容就是确定的两个或几个项目时，我们可以使用“数据有效性”功能提高输入的准确性和效率。
　　8. 具体操作方法为：先选中要输入性别的单元格，比如c4:c50，选择菜单“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，单击“设置”选项卡的“允许”下拉箭头，在弹出的菜单中选择“序列”项，然后在“来源”框中输入“男,女”，注意其中的逗号是在英文状态下输入的。单击“确定”即可。
　　9. 这样设置的效果怎么样呢？返回excel编辑窗口后，选中c4单元格，可以看到单元格右边出现一个下拉按钮，单击这个按钮，弹出包含“男”和“女”两个选项的下拉菜单，我们只要根据要求选择其中一个即可完成输入(图4)，“性别”列其它单元格的输入方法完全一样。
　　
图4
　　10. 用这种方法输入内容必然是几个确定项之一的单元格，如成绩等级，工作职称，产品类别等等，不仅可以提高输入的速度，而且可以确保输入的准确性。
　　关于本实例的操作要点就介绍这么多，其余部分请读者朋友动手完成，将完成后的工作薄文件命名为“学生信息管理”，并保存在恰当位置。
　　小结
　　通过这个实例，我们主要学习了如何通过单元格格式对话框，通知excel把输入的数字作为文本处理的方法。这个操作告诉我们在进行具体的输入之前，可以先设置单元格格式，让excel根据设置的要求来处理输入的内容。
　　还学习了使用“数据有效性”功能来快速输入内容必然是几个确定项之一的单元格，“数据有效性”包含很多实用的功能，在后面的学习中还会进一步介绍。

桂馥兰香

确实是很实用的东东！