浅谈Word的几个使用技巧

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河北省秦皇岛市卢龙县石门镇西安小学　李东生

Word是微软公司的Office系列办公组件之一，是目前世界上最流行的文字处理软件。但是文字处理软件发展到今天，早已不仅仅是只能对文字进行处理的软件。因为Word集文字处理、排版于一体，并具有图文混排及对象的嵌入与链接和Web页的智能管理等多种功能。下面我介绍一些关于Word的使用技巧，供大家参考。 　　一、如何快速关闭全部或多个Word文档 　　在Word中，每一个打开的文档都会在任务栏上显示一个图标，如果打开了很多个文件，关起来是很费事的，即使单击Word窗口中的“关闭”按钮，也只能关闭当前激活的文档。那么，如何将所有打开文档一次关闭，并且不退出Word呢？我们可以使用如下方法：按下Shift键，再单击“文件”菜单，从中选择“全部关闭”命令即可。（如图1） 图1 　　如果只想关闭其中的几个文档，可以按下Ctrl键，再单击任务栏上要关闭的文档的图标，图标都呈凹下状态。再在图标上单击鼠标右键，选择“关闭组”命令，可将所选的文档全部关闭。（如图2）用这种方法也可以将所选文档最小化等。 图2 　　上面这些方法对于其它的Office组件同样适用，如Excel、PowerPoint等。

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　二、如何在“打印预览”视图中编辑Word文档
　　对于编辑好的文档，在执行“打印”命令之前，往往需要看一下排版效果，这时可以使用“打印预览”来查看文档某一页、部分页或全部的页面外观，以检查打印内容在纸上的布局，如发现错误或有不满意之处，还可以回到编辑状态进行必要的修改或调整。在“打印预览”窗口中，“放大镜”按钮呈凹下状态，鼠标指针也是个放大镜形状。（如图3）此时没有办法将光标定位在文档中，也不能编辑此Word文档。

图3

　　那如何在“打印预览”视图中直接进行文本的编辑呢？我们可以采取以下方法：单击“放大镜”按钮将其关闭，使鼠标指针变为形状，页面便从放大状态切换到编辑状态，这时我们就可以对文本进行编辑或修改了。如果想再次预览文档，可以再次单击“放大镜”按钮，页面又从编辑状态返回到放大状态了。

　　三、如何取消Word的自动编号功能

　　在Word中，提供了许多智能化的自动功能，使用起来确实很方便，但有时侯却不需要这些自动功能。例如，很多人都不习惯使用“自动编号”功能，不喜欢在一行输入完按回车键后在下一行自动出现编号。当按回车键后，出现自动编号时，按“Ctrl+Z”组合键就可以取消刚才出现的自动编号。那如何关闭Word这一功能呢？我们可进行如下步骤设置：

　　1、打开“工具”菜单，选择“自动更正选项”，弹出“自动更正”对话框；

　　2、在“自动更正”对话框中单击“键入时自动套用格式”选项卡；

　　3、取消“键入时自动应用”栏中的“自动编号列表”复选框标志“√”；（如图4）单击“确定”按钮。下次再使用Word时，“自动编号”功能就不再起作用了。

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　四、如何快速删除Word中的空行
　　在日常工作中，我们经常从网上下载一些文字材料，可是从网页上复制粘贴到Word后，会有很多多余的空行，一行一行的手工删除，既费时又费力，令人苦恼不已。对付这一棘手问题，我们先认识一下两种回车符：硬回车和软回车。硬回车就是普通我们按回车键Enter产生的，在Word中是一个弯曲的小箭头（），它在换行的同时也起着段落分隔的作用；软回车是用 Shift + Enter 产生的，在Word中是一个向下的箭头（），它是换行，但是并不换段，即前后两段文字在 Word 中属于同一“段”。知道了这两种回车，我们可采用下面的方法：

　　1、硬回车：在“编辑”菜单中单击选择“替换”选项，弹出“查找和替换”对话框（如图5）；

图5

　　然后单击对话框下方的“高级”按钮，出现高级选项；再把光标定位于“查找内容”框中，这时连续单击“特殊字符”──“段落标记”两次（或直接输入^p^p）；接着把光标定位于“替换为”框中，再次单击“特殊字符”──“段落标记”一次(或直接输入^p)，（如图6）最后单击全部替换即可删除Word文档中全部空行。

图6

　　2、软回车：处理方法和以上步骤大致相同，就是在把光标定位于“查找内容”框时，连续单击“特殊字符”──“段落标记”两次变成连续单击“特殊字符”──“手动换行”两次（或直接输入^l^l）；接着把光标定位于“替换为”框中，再次单击“特殊字符”──“手动换行”一次（或直接输入^l），最后单击全部替换即可删除全部空行。

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五、如何在Word中输入分数
　　用Word来做文字处理，有时免不了要输入分数线形式的分数。在Word中该如何输入分数呢？下面向大家介绍以下两种方法：

　　第一种：

　　1、把光标移到须要输入分数的地方，选择Word菜单“插入”──“域”；

　　2、在出现在的“域”对话框中单击“域名”窗格中的“Eq”项，再单击“域代码”按钮，在右边会出现“域代码”对话框（如图7）；

图7

　　3、单击“域”对话框下方的“选项”按钮，出现“域选项”对话框，在“开关”列表中选中“\f(，)”项，单击“添加到域”按钮，再单击“确定”按钮（如图8），在“域代码”对话框中就会自动添加这个用于创建分数的域代码；

图8

　　4、在“域代码”EQ\F(，)的括号中分别在逗号的前面输入分数的分子，后面输入分数的分母，如输入：“EQ \F(3，4)”；

　　5、单击“确定”按钮返回Word的编辑界面，这时分数就出现在文档之中了；

　　当我们需要再次输入其它分数时就可以不必这么麻烦了，只要按住Ctrl+F9键，在弹出的大括号中输入EQ \F(a，b)（注意在EQ的后面有一个空格，a是分子，b是分母），编辑完成后，选中该代码，按F9键（或点击右键，选择“切换域代码”），就得到你想要的分数了。

　　第二种：

　　1、在菜单栏上，用鼠标单击打开“插入”菜单，选择其中的“对象”命令选项，打开“对象”对话框；

　　2、在“对象”对话框“新建”标签页下的“对象类型”中，选择“Microsoft公式3．0”选项，再单击“确定”按钮（如图9）；

图9

　　3、这时将自动出现一个“公式”模板，（如图10）我们只要单击打开下面一排左起第二个叫“分式与根式模板”，从中点击分数形式的按钮就可以输入分数了。

图10

　　以上几点是对本人对Word的几个使用技巧的简单总结，在此与大家分享，希望能给处在Word困扰中的朋友带来一定帮助.